O retrabalho é uma das principais causas de atraso no cumprimento das tarefas. Pensando nisso, preparamos este post para que você conheça as causas desse fenômeno e como combatê-las
O retrabalho é, portanto, uma das principais causas de atraso no cumprimento das tarefas. Pensando nisso, preparamos este post para que você conheça as causas desse fenômeno e como combatê-las com as soluções digitais da SIEG. Boa leitura!
Quais são os principais fatores que geram retrabalho?
O retrabalho ocorre por conta de falhas durante o planejamento das atividades. Esse problema é ocasionado por múltiplos fatores, como a falta de comunicação interna ou até mesmo o individualismo de determinados colaboradores.
Os gestores são diretamente responsáveis pelo planejamento das tarefas e pela alocação desses trabalhos de acordo com as características dos colaboradores. Quando a equipe está alinhada, menores se tornam as chances de que os profissionais se dediquem a atividades já iniciadas, repetindo procedimentos.
Além disso, profissionais pouco qualificados podem realizar tarefas sem o padrão de qualidade desejado pela empresa. Assim, essas tarefas terão que ser refeitas por colaboradores mais bem preparados — o que resulta em tempo desperdiçado pela companhia como um todo, já que trabalhadores talentosos terão que ser deslocados de atividades importantes.
É importante notar, também, que as atividades contábeis envolvem a transmissão de informações aos órgãos governamentais. Nesse contexto, o retrabalho se torna ainda mais perigoso, já que afeta a agilidade com que os dados serão repassados, o que pode resultar em sanções e multas pesadas.
Por que organizar documentação em papel tende a gerar retrabalho?
Guardar toda a documentação importante em papel rende um trabalho extra para os trabalhadores. Isso porque se torna preciso registrar todos os documentos manualmente, além da necessidade de dispor de espaço físico para mantê-los por perto.
Assim, quanto maior for a quantidade de papel dentro da empresa, mais difícil se torna a consulta rápida. Isso é especialmente contraproducente na hora de repassar dados fiscais aos órgãos governamentais. Além disso, a agilidade na hora de lidar com clientes também é comprometida.
Como se não bastasse, tudo isso ainda pode gerar retrabalho, pois um mero deslize de um colaborador que não arquiva novamente um documento após utilizá-lo ocasiona a perda daquele item — principalmente se um outro profissional precisar consultá-lo rapidamente.
Como a automatização ajuda evitá-lo?
A automatização faz parte de uma tendência maior de utilização de tecnologia de ponta para facilitar processos. É o caso do SPED, por exemplo, que facilita a entrega de informações contábeis ao governo e dispensa a necessidade de papel.
“Atualmente, toda empresa média ou grande precisa fazer e gerar o SPED” é importante ter uma gestão eficiente dos documentos por meio da tecnologia.
“A matriz do SPED é o documento fiscal eletrônico. A escrituração fiscal nasce dele e visa atender à legislação que exige que esses documentos sejam armazenados por 5 anos”, destaca.
Não ter esses documentos, segundo Henrique, acarreta erros graves no SPED e pode gerar sanções e multas por parte da Receita Federal. Com o arquivamento otimizado dos arquivos, a consulta também é facilitada, o que evita a necessidade de retrabalho para manter tudo em ordem.